Guide utilisateur Scholaa

01 Premier démarrage

Installation

L'installateur est un fichier .exe à double-cliquer (Windows 10/11). Il installe Scholaa sur votre PC sans demander de droits administrateur.

Première connexion

Au premier lancement, vous voyez l'écran Configuration du serveur.

• Si votre école a un serveur local (recommandé) : saisissez l'adresse IP du serveur (ex. 192.168.1.10), port 5000.
• Si vous utilisez le serveur cloud Scholaa : saisissez le domaine de votre école (ex. monecole.cm), port 443, cochez « HTTPS ».

Ensuite, identifiants admin par défaut :

• Login : admin
• Mot de passe : admin (à changer immédiatement)

02 Configuration de votre école

Informations générales

• Nom de l'école
• Téléphone, adresse, email
• Logo (PNG ou JPG, max 5 Mo) — apparaît sur tous les bulletins et reçus

Année scolaire

Créez votre année active (ex. 2026-2027). Tous les écrans suivants travaillent dans cette année par défaut.

Cycles, sections, niveaux, classes

Au premier lancement, Scholaa pré-charge les standards camerounais :

• Cycles : Maternelle, Primaire, 1er cycle (Collège), 2nd cycle (Lycée)
• Sections : Francophone, Anglophone
• Niveaux : CP à Tle pour francophones, Class 1 à Upper Sixth pour anglophones

Vous n'avez plus qu'à créer vos classes : CM1A, CM2B, 6e Anglo, etc.

03 Gestion des élèves

Inscription d'un élève

Formulaire : nom, prénom, sexe, date de naissance, lieu de naissance, parents, photo, classe.

Import en masse depuis Excel

Si vous avez un fichier Excel avec votre liste d'élèves :

1. Dans Excel : Fichier → Enregistrer sous → CSV (UTF-8)
2. Dans Scholaa : menu Outils → Importer élèves
3. Sélectionnez le fichier CSV
4. Vérifiez l'aperçu (les lignes invalides sont en rouge avec le motif)
5. Cliquez Lancer l'import

Cartes scolaires

Sélectionnez les élèves (cases à cocher), puis Générer cartes → PDF prêt à imprimer.

Attestations

Sur la fiche d'un élève, deux boutons en haut à droite :

• Attestation de scolarité (pour les parents qui demandent une preuve)
• Attestation de transfert (quand un élève quitte l'école)

04 Gestion des enseignants et matières

Créer un enseignant

• Coordonnées + civilité
• Numéro matricule (auto)
• Matières enseignées (multi-sélection)
• Heures contractuelles hebdomadaires

Affecter à des classes

Dans la fiche matière, vous affectez l'enseignant aux classes qui suivent cette matière + coefficient.

Voir les heures effectives

Menu Outils → Heures enseignants : tableau qui compare les heures contractuelles aux heures programmées dans l'emploi du temps. Alerte rouge si surcharge.

05 Évaluations et bulletins

Configurer les séquences/trimestres

Créez vos trimestres T1, T2, T3, puis vos séquences (S1, S2 par trimestre par défaut). Définissez les dates et les coefficients.

Saisie des notes (côté enseignant)

L'enseignant se connecte avec son propre compte. Il voit uniquement ses classes et ses matières. Pour chaque séquence, il saisit les notes dans une grille Excel-like.

Validation de la séquence

Une fois toutes les notes saisies, le directeur valide la séquence. À partir de ce moment, les notes sont verrouillées (les enseignants ne peuvent plus les modifier sans déverrouillage).

Génération des bulletins

Trois types :

• Bulletin séquentiel (par séquence)
• Bulletin trimestriel (moyenne des séquences du trimestre)
• Bulletin annuel (synthèse de l'année + décision conseil)

Bouton Générer les PDFs : produit tous les bulletins de la classe en un clic.

Tableau d'honneur

Menu Évaluations → Tableau d'honneur. Choisissez la classe + la période + le nombre d'élèves (top N). PDF imprimable à afficher dans l'école.

Procès-verbal du conseil de classe

Bouton PV conseil de classe dans la vue Bulletins. PDF avec liste élèves + décisions + signatures.

06 Encaissement de la scolarité

Configuration des frais

Pour chaque classe, définissez :

• Montant total annuel
• Nombre de tranches
• Échéances (mois)

Encaissement au quotidien

Menu Comptabilité → Caisse scolarité.

1. Sélectionner l'élève dans la liste déroulante (recherche par nom ou matricule)
2. La carte « Solde » affiche Total dû / Total payé / Reste à payer
3. Cliquer Enregistrer un paiement
4. Saisir : montant, mode (espèces / chèque / virement / mobile money), référence
5. Le système refuse si le montant dépasse le reste à payer (sauf override admin)

Reçu

Après enregistrement, une notification propose Ouvrir le reçu :

• PDF A5 : pour archivage / classement
• Ticket POS 80 mm : pour impression sur imprimante thermique de caisse

07 Comptabilité et salaires

Tableau de bord comptable

3 cartes principales : Recettes / Dépenses / Solde. Répartition par catégorie et courbe mensuelle.

Saisir une dépense

Bouton Nouvelle écriture : choisir le sens (dépense), la catégorie (Salaires / Fournitures / Eau et électricité…), le montant.

Au premier démarrage, 15 catégories standards sont déjà créées (Salaires, Fournitures, Eau et électricité, Transport, Restauration, Maintenance, etc.).

Salaires des enseignants et du personnel

1. Nouvelle écriture → sens Dépense
2. Cocher Salaire
3. Choisir le membre du personnel (ID staff) + mois + année
4. Saisir le montant brut

Le système refuse si le même salaire (staff + mois + année) a déjà été saisi.

Imprimer la fiche de paie

Dans le Journal de caisse, sur les lignes salaires, un bouton « reçu » génère un PDF :

• Salaire brut
• CNPS (4,2 % plafonné à 750 000 FCFA)
• IRPP (barème progressif Cameroun, 11 % à 38,5 %)
• Net à payer, signatures

08 Communication avec les parents

SMS aux parents d'une classe

Menu Communication → SMS aux parents :

1. Choisir la classe destinataire
2. Rédiger le message (max 460 caractères)
3. Envoyer → les téléphones des parents (père, mère ou tuteur) sont récupérés automatiquement

Le récapitulatif indique le nombre envoyé et les éventuels échecs.

Historique des SMS

Menu Communication → Historique SMS : tous les SMS envoyés, filtrable par statut (envoyé / échec / test).

Réunions parents

1. Nouvelle réunion : sujet, date + heure, lieu, classe ciblée (vide = toutes)
2. Envoyer les convocations : SMS automatique aux parents concernés avec le détail
3. Le jour de la réunion, ouvrir la fiche réunion : liste d'émargement, marquer chaque parent présent/absent

App Parents

Les parents installent l'app Scholaa Parents sur leur téléphone (Android / iOS), s'identifient via leur numéro de téléphone (code OTP par SMS), et accèdent à :

• Les notes de leurs enfants
• L'échéancier de scolarité (combien dû, combien payé)
• Les bulletins PDF téléchargeables

09 Fin d'année et promotion

À la fin de l'année scolaire :

1. Vérifier que les décisions de conseil (promu / redouble) sont saisies pour tous les élèves
2. Créer l'année scolaire suivante (ex. 2027-2028)
3. Menu Évaluations → Promotion en masse
4. Choisir année source (2026-2027) + année cible (2027-2028)
5. Pour chaque classe source, indiquer la classe cible (ex. CE2 → CM1)
6. Aperçu : vérifier les compteurs (promus / redoublants / sans décision)
7. Valider la promotion : les élèves promus sont inscrits dans la classe cible, les redoublants restent dans leur classe

10 Sauvegarde et sécurité

Sauvegardes automatiques

Si vous utilisez le serveur on-premise Scholaa (Docker) : sauvegarde automatique chaque nuit à 02h00. Rétention 30 jours.

Mot de passe oublié

Sur l'écran de connexion, cliquer Mot de passe oublié :

1. Saisir le login
2. Un code à 6 chiffres est envoyé par SMS au téléphone associé au compte
3. Saisir le code + nouveau mot de passe

Le code expire après 15 minutes.

Bonnes pratiques sécurité

• Changez le mot de passe admin par défaut immédiatement après installation
• Donnez un compte distinct à chaque enseignant (le workflow d'audit trace qui a saisi quelle note)
• Ne partagez jamais vos identifiants par SMS ou WhatsApp
• Vérifiez régulièrement le journal d'audit des notes (modifications, qui, quand)
• Conservez une copie de sauvegarde hors site (clé USB, cloud personnel) une fois par mois